Legal

Legal

Privacy PolicyPolitica de confidențialitate

Last updated: 1 October 2026Ultima actualizare: 1 octombrie 2026

AIMA (“the app”, “we”, “us”) is an email client developed by VoipX Software that lets you read, organise and send email from your own accounts (Gmail and other providers, over standard IMAP/SMTP). This policy explains what data the app handles, how it is used and stored, and the choices you have. By using AIMA you agree to this policy.

AIMA („aplicația", „noi") este un client de e-mail dezvoltat de VoipX Software, care îți permite să citești, să organizezi și să trimiți e-mail din propriile conturi (Gmail și alți furnizori, prin IMAP/SMTP standard). Această politică explică ce date gestionează aplicația, cum sunt folosite și stocate și ce opțiuni ai. Folosind AIMA, ești de acord cu această politică.

1. Information we handle1. Ce date gestionăm

Account connectionConectarea conturilor

Email content and metadataConținut și metadate de e-mail

Spam detectionDetecția spamului

Improving the spam filterÎmbunătățirea filtrului anti-spam

The spam model is shared by all users. When you mark a message as “spam” or “not spam”, we may use that message as an example to improve it. For this we keep an excerpt of the text (the subject, the sender’s address and at most 2,000 characters of the content, encrypted) and a numerical representation of the message. We may also keep a numerical representation — not the text — of messages you opened and kept in your inbox, as examples of legitimate mail. This data is not read by people, not sold and not passed to other companies, and it never leaves our servers. None of this applies to a Gmail mailbox connected with Google: its mail is never used to improve the model (see Google user data).

Modelul de spam este comun pentru toți utilizatorii. Când marchezi un mesaj ca „spam” sau „nu e spam”, putem folosi acel mesaj ca exemplu pentru a-l îmbunătăți. În acest scop păstrăm un fragment din text (subiectul, adresa expeditorului și cel mult 2.000 de caractere din conținut, criptate) și o reprezentare numerică a mesajului. Putem păstra și o reprezentare numerică — nu textul — a mesajelor pe care le-ai deschis și păstrat în inbox, ca exemple de mail legitim. Aceste date nu sunt citite de oameni, nu sunt vândute, nu sunt transmise altor firme și nu părăsesc serverele noastre. Nimic din toate acestea nu se aplică unei căsuțe Gmail conectate cu Google: mailul ei nu e folosit niciodată pentru îmbunătățirea modelului (vezi Datele de utilizator Google).

The legal basis is our legitimate interest in providing an effective spam filter (Art. 6(1)(f) GDPR). It is on by default and you can object at any time in the app: Settings → AI features → “Help the AI learn”. When you turn it off, the data kept for this purpose is deleted immediately and your messages are no longer used for training. Your corrections keep working for your own account. The data is also deleted when you delete your AIMA account.

Temeiul este interesul nostru legitim de a oferi un filtru anti-spam eficient (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR). Opțiunea e pornită implicit și te poți opune oricând, în aplicație: Setări → Funcții AI → „Ajută AI-ul să învețe”. Când o oprești, datele păstrate în acest scop se șterg imediat, iar mesajele tale nu mai sunt folosite pentru antrenare. Corecturile tale continuă să funcționeze pentru contul tău. Datele se șterg și atunci când îți ștergi contul AIMA.

Google user data (Gmail connected with Google)Datele de utilizator Google (Gmail conectat cu Google)

AIMA’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Utilizarea de către AIMA a informațiilor primite de la API-urile Google, și transferul lor către orice altă aplicație, respectă Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele „Limited Use”.

This part applies only to a Gmail mailbox you connect with “Sign in with Google”. It says what AIMA can reach in your Google account, what it does with it, and what it never does.

Această parte se aplică doar unei căsuțe Gmail pe care o conectezi cu „Conectare cu Google”. Spune la ce are acces AIMA în contul tău Google, ce face cu acele date și ce nu face niciodată.

What AIMA accesses.

La ce are acces AIMA.

What AIMA does with it. Only what an email client does, and only for you:

Ce face AIMA cu ele. Doar ce face un client de e-mail, și doar pentru tine:

What AIMA never does with Gmail data.

Ce nu face AIMA niciodată cu datele Gmail.

How it is stored and protected. The access Google gives us (OAuth tokens) is kept only on our server, encrypted with AES-256-GCM; it is never stored on your phone or in your browser. Your Gmail messages are stored and protected exactly like mail from any other mailbox: subjects, previews and bodies encrypted at rest, bodies deleted from our server on the same 72-hour schedule, attachment contents never stored (see Storage & security and Data retention).

Cum sunt stocate și protejate. Accesul pe care ni-l dă Google (tokenurile OAuth) e păstrat doar pe serverul nostru, criptat cu AES-256-GCM; nu e stocat niciodată pe telefonul tău sau în browser. Mesajele tale Gmail sunt stocate și protejate exact ca mailul din orice altă căsuță: subiecte, previzualizări și corpuri criptate la stocare, corpurile șterse de pe serverul nostru după aceeași regulă de 72 de ore, conținutul atașamentelor nestocat niciodată (vezi Stocare & securitate și Retenția datelor).

How to take the access back. Remove the mailbox in AIMA (Accounts → Remove): we delete its data from our server at once and tell Google to revoke AIMA’s access. You can also revoke it yourself at any time in your Google Account, under Third-party apps & services; AIMA then stops syncing that mailbox, and what was already synced stays until you remove the mailbox or delete your AIMA account.

Cum retragi accesul. Elimină căsuța din AIMA (Conturi → Elimină): îi ștergem imediat datele de pe serverul nostru și îi cerem Google să revoce accesul AIMA. Îl poți revoca oricând și tu, din Contul Google, la Aplicații și servicii terțe; AIMA nu mai sincronizează atunci acea căsuță, iar ce era deja sincronizat rămâne până elimini căsuța sau îți ștergi contul AIMA.

Your device and your AIMA accountDispozitivul și contul tău AIMA

ContactsContacte

Calendar and tasksCalendar și sarcini

Read receipts (optional, off by default)Confirmări de citire (opțional, implicit oprit)

If you turn on a read receipt for a message you send (it is off by default and chosen per message), we record when that message is opened or its links are clicked, so we can show you the status. Depending on the option you pick, this uses: a reliable in-app signal when the recipient also uses AIMA; a redirect on links you send (logs a click); a standard return-receipt request (a visible email header the recipient’s app may act on); and/or framing images shown around the message (“incognito” mode) that report the open when the recipient’s app loads images. We store only the event and its time, plus a technical User-Agent string used to filter false opens. We do not store the recipient’s IP address.

If you enable a receipt, you are choosing to detect when your recipient reads your email. In the EU this can be regulated (GDPR/ePrivacy); you are responsible for using it lawfully and transparently toward your recipients.

Dacă tu activezi o confirmare de citire pentru un mesaj pe care îl trimiți (implicit oprită, aleasă per mesaj), înregistrăm când e deschis acel mesaj sau când i se apasă linkurile, ca să-ți putem arăta statusul. În funcție de opțiunea aleasă, se folosește: un semnal sigur în aplicație când destinatarul folosește tot AIMA; un redirect pe linkurile trimise (înregistrează un click); o cerere standard de confirmare (un antet vizibil pe care aplicația destinatarului îl poate trata); și/sau imagini de încadrare afișate în jurul mesajului (modul „incognito") care raportează deschiderea când aplicația destinatarului încarcă imaginile. Stocăm doar evenimentul și ora lui, plus un șir tehnic User-Agent folosit ca să filtrăm deschiderile false. Nu stocăm adresa IP a destinatarului.

Dacă activezi o confirmare, alegi să detectezi când destinatarul îți citește e-mailul. În UE acest lucru poate fi reglementat (GDPR/ePrivacy); ești responsabil să îl folosești legal și transparent față de destinatari.

2. How we use it2. Cum le folosim

We do not use your data for advertising, and we do not sell it.

Nu-ți folosim datele pentru reclame și nu le vindem.

3. Storage & security3. Stocare & securitate

Note: encryption at rest protects stored data (e.g. against database/backup access). Because AIMA connects to your mailbox on your behalf, our server can technically access message content while processing it — we do not read it except to provide the features above, where necessary for security, or to comply with the law.

Notă: criptarea la stocare protejează datele stocate (ex. față de accesul la baza de date/backup). Fiindcă AIMA se conectează la căsuța ta în numele tău, serverul poate accesa tehnic conținutul în timpul procesării — nu îl citim decât pentru a oferi funcțiile de mai sus, unde e necesar pentru securitate sau pentru a respecta legea.

4. Data retention4. Retenția datelor

5. Sharing & sub-processors5. Partajare & sub-procesatori

AI spam detection adds no sub-processor — it runs entirely on our backend. We do not sell or rent your data to anyone.

Detecția AI a spamului nu adaugă niciun sub-procesator — rulează integral pe serverul nostru. Nu vindem și nu închiriem datele nimănui.

What you share yourselfCe partajezi tu însuți

The only data that reaches another person through AIMA is data you send there: a message you write, and a calendar you invite someone to. Inviting someone to a calendar shows them its events and tasks, your name and your main email address, and who ticked each task off. It works only between AIMA users, and you can take the access away at any time.

Singurele date care ajung la altcineva prin AIMA sunt cele pe care le trimiți tu acolo: un mesaj pe care îl scrii și un calendar la care inviți pe cineva. Invitarea cuiva într-un calendar îi arată evenimentele și sarcinile din el, numele tău și adresa ta principală de e-mail, plus cine a bifat fiecare sarcină. Funcționează doar între utilizatori AIMA și poți retrage accesul oricând.

6. Deleting your data6. Ștergerea datelor

Reinstalling the app keeps your data. Your account is tied to the device, so uninstalling and reinstalling on the same device restores the same anonymous account and everything in it. Your data is deleted only when you choose to delete it — never automatically on reinstall.

Reinstalarea aplicației îți păstrează datele. Contul e legat de dispozitiv, așa că dezinstalarea și reinstalarea pe același dispozitiv îți readuc același cont anonim și tot ce conține. Datele se șterg doar când alegi tu să le ștergi — niciodată automat la reinstalare.

You can delete your data at any time:

Îți poți șterge datele oricând:

7. Your rights7. Drepturile tale

Depending on where you live, you may have the right to access, correct or delete your personal data, or to object to or restrict its processing. You can object to your mail being used to improve the spam filter directly in the app (Settings → AI features → “Help the AI learn”). To exercise the other rights, contact us.

În funcție de locul unde trăiești, poți avea dreptul să accesezi, să corectezi sau să ștergi datele tale personale, ori să te opui sau să restricționezi prelucrarea lor. Te poți opune folosirii mailurilor tale pentru îmbunătățirea filtrului anti-spam direct în aplicație (Setări → Funcții AI → „Ajută AI-ul să învețe”). Pentru celelalte drepturi, contactează-ne.

8. Children8. Copii

AIMA is not directed to children under 16, and we do not knowingly collect their data.

AIMA nu se adresează copiilor sub 16 ani și nu colectăm cu bună știință datele lor.

9. Changes9. Modificări

We may update this policy from time to time. Material changes will be reflected by updating the date above.

Putem actualiza această politică din când în când. Modificările importante vor fi reflectate prin actualizarea datei de mai sus.

10. Contact10. Contact

VoipX Software — contact@voipxsoftware.com